Cómo escribir con eficacia

Peter Drucker afirma que más del 60% de todos los problemas de gestión resultan de fallas en las comunicaciones.

Un importante estudio realizado por la Fundación Rockefeller encontró que el 68% de los clientes que dejan de comprar a sus proveedores habituales hacerlo porque los empleados no pueden comunicarse eficazmente con thosecustomers.

Eficiencia expertos afirman que al menos el 40% del tiempo del trabajador promedio se gasta haciendo tareas que son innecesarios o tener que hacer más porque no se realizaron de acuerdo a las instrucciones .

Así que, como se puede ver, la capacidad de comunicarse con precisión tiene un tremendo impacto en la línea inferior. Una forma de comunicar con precisión es ponerlo por escrito.

Los ejecutivos pueden multiplicar su influencia por el aprendizaje de las técnicas de escritura contundente. Escritores de alto poder aprender a enfocar palabras la forma en que un rayo láser se enfoca la luz.

Hace unos años, Earl Nightingale y yo grabamos un programa de cassette sobre este tema. En él, me recomendó algunas pautas pertinentes:

- Enfoque su objetivo. ¿Cuál es el propósito del material que desea escribir? La escritura puede ayudarle a alcanzar los cinco yos: Se puede informar, investigar, influencia, instruir e incitar.

- Enfoque su audiencia. Los materiales escritos tales como informes y folletos pueden ser valiosas herramientas de posicionamiento. Ellos deben ser escritos con un público específico en mente - el público desea influir para comprar sus productos o servicios.

- Enfoque su contenido. Asegúrese de que su mensaje es el mensaje correcto a la audiencia correcta. No permita que las ideas innecesarias se entrometen en su mensaje principal. Citando el profesor William Strunk Jr., la autoridad reconocida en el uso de Inglés:

"Una sentencia no debe contener palabras innecesarias, un párrafo no hay frases innecesarias, por la misma razón que un dibujo no debe tener líneas innecesarias y un máquina sin partes innecesarias ".

- Enfoque su organización. Una buena pieza de la escritura fluye como una sinfonía. Organice su material para que cada tema fluye fácilmente y, naturalmente, en el siguiente.

- Enfoque su claridad. Algunos autores creen que pueden ocultar pensamiento confuso enterrándolo bajo una masa de palabras. Para tener un impacto, las ideas deben ser expresadas de forma precisa y concisa. Discurso de Gettysburg de Lincoln requiere sólo 275 palabras, y 196 de ellos eran de una sílaba.

- Enfoque su refinamiento. La perfección rara vez emerge de un primer borrador. Ambrose Bierce dijo una vez que "un santo es un pecador muerto revisado y editado." Gran escritura es borrador revisado y editado.

- Sea su propio editor más difícil, pero no se detienen ahí. Deja que otros lean lo que ha escrito antes de enviarlo a su público. Ya sabes lo que quieres decir, pero no se puede saber cómo otros pueden interpretarlo hasta que otros lo han leído.

- Enfoque sus resultados. A menos que los resultados son incorporados, que no ocurren.

La buena escritura siempre lo hace cuatro cosas:

-Se crea una sensación

-Se da una idea

-Se da al lector un beneficio.. .

-Se produce una respuesta deseada.

Un super libro que leí recientemente es Anatomía de un empresario, por mi querido amigo, el Dr. Joe Jacobs, presidente de Jacobs Engineering. Joe fundó su empresa en 1948 con un presupuesto mínimo y construido en una de las 10 empresas de construcción más grandes del mundo. Su libro es una lectura fascinante y un buen ejemplo de la escritura clara. Algunas de las técnicas que vienen a través en los escritos de Juan puede ser útil para usted:

* técnica número uno: Obtenga su recta pensamiento

Toda la comunicación comienza con pensamientos.. De hecho, los pensamientos son los vehículos a través del cual se comunica con usted mismo.

Antes de comunicar sus pensamientos al mundo exterior, tome tiempo para organizarlos.

Piense en las cosas que quiere decir . ¿Cuál es el punto más importante? ¿Qué hechos, datos o argumentos se necesitan para apoyar a este punto? Organice sus puntos en el orden de importancia, junto con los puntos de apoyo. A continuación, decidir sobre una introducción para captar la atención eficaz.

A continuación, presentan su material en orden de importancia. Concluir con un resumen del material o decirle a sus lectores cómo usted quiere que responden a la misma

* técnica número dos:. Escribe lo que quieres decir. Escriba exactamente lo que quieres decir.

En la comunicación cara a cara, el altavoz puede recibir una respuesta inmediata por parte del oyente. En la comunicación escrita, las votaciones no es inmediata. De hecho, puede recibir ninguna respuesta. Por lo que debe obtener su punto a través con precisión la primera vez, o su comunicación es inútil

* técnica número tres:. Vaya al grano

Si usted está escribiendo una carta para pedir. una cita, pedir que en el párrafo inicial. Si desea más información, solicitarla. Si quieres a alguien a comprar algo, pregunte por el orden

* técnica número cuatro:.. Sea conciso

No pierdas palabras. Mantenga oraciones y párrafos cortos y simples. Utilice siempre las palabras más cortas, más familiares. No esforzarse cuando se puede tratar. No finalice cuando se puede terminar. No utilizar un instrumento para la excavación manual cuando usted puede cavar con una pala.

Para citar a Winston Churchill, uno de los grandes maestros del idioma ", palabras cortas son mejores, y las viejas palabras cuando se corta son los . lo mejor de todo "

* técnica número cinco: Sea verdadera

Cada uno de nosotros tiene una personalidad, una mezcla de rasgos, patrones de pensamiento y gestos - que nos puede ayudar en la comunicación clara. . Sé natural, y dejar que el verdadero usted viene a través. No trate de escribir como un erudito de Harvard a menos que realmente somos uno. No trate de imitar el lenguaje de la calle a menos que venga natural para usted.

* técnica número seis: Use imágenes. Una imagen vale mil palabras.

Mi libro, Cómo ser un gran comunicador: En persona, en el papel & En el podio, dedica toda una sección al hábil uso de las imágenes. ¿Por qué el énfasis? Porque pensamos en imágenes o cuadros mentales. Un buen ejemplo es la línea que una vez dividido el mundo comunista del mundo libre. Era sólo otra frontera política hasta Churchill la llamó la "Cortina de Hierro". Eso le dio una poderosa imagen que dejó clara su verdadera naturaleza
.

Cuando usted tiene una idea abstracta que quieres expresar, trate de pensar en algo familiar para compararlo con. Asegúrese de que sea familiar para usted y para su público. Un escritor, explicando el funcionamiento de un reactor nuclear, comparó el núcleo de un átomo a una rejilla de bolas en una mesa de billar, listo para volar aparte al ser golpeado por una bola blanca exceso de velocidad. Los instructores en la resolución de problemas como para comparar los problemas espinosos a atascos, los cuales se pueden romper por encontrar y liberar el registro de clave.

La comunicación no es una habilidad agradable-a-tener. Es esencial para el éxito en el mundo de los negocios. Para producir y comercializar los productos y servicios para apoyar a los miles de millones de personas que ahora habitan la tierra requiere un nivel de comunicaciones inimaginables en los siglos anteriores. Cuando la calidad de su producto depende de los esfuerzos colectivos de decenas, cientos o miles de personas, la comunicación se convierte en el elemento vital de su empresa.

De hecho, la comunicación es el núcleo de todo lo que hacemos. Es la base para la interacción entre los seres humanos. La comunicación tiene que ver con los significados, con entendimiento, con sentimientos, con deseos, con las necesidades y con las ideas. Nuestro mundo está lleno de información

Pero la necesidad más grande es para la comprensión -. Para la construcción de puentes entre los seres humanos para que podamos vivir mejor juntos, trabajar juntos, llevarse bien con los demás, y hacer de esta tierra la mejor posible hogar para la raza humana Restaurant  .;