Dos pasos a la organización de los archivos del ordenador

Al seguir dos pasos sencillos pero bien pensadas, archivos de su computadora será siempre a la mano.

Al igual que con nuestros archivos en papel, queremos poder encontrar, recuperar y guardar documentos electrónicos de forma rápida y sencilla . Aunque la mayoría de las computadoras tienen funciones de búsqueda muy eficaces, que aún ISN y'. T tan eficaz como simplemente saber dónde están sus archivos son

Su sistema de archivo digital debe reflejar su sistema de presentación en papel. Conceptualmente, guardar las cosas es el mismo, ya sea que y' s en el mundo físico de papel o en el mundo virtual de la computadora. Tiene sentido entonces utilizar la misma categoría nombres y estructuras de archivos usted y' he creado para su papel en el mundo de la informática. Cuanto más utilice las mismas estructuras y estilos de carpetas, más fácil será encontrar y poner las cosas en ambos lugares.

Lo ideal sería que desea utilizar los mismos nombres de las categorías en el equipo como lo hace para su papel . Comience por crear una estructura de archivos y mdash; categorías, carpetas, subcarpetas y mdash; que se basa en el sistema de presentación en papel. Luego, abre una nueva ventana en su ordenador y arrastrar las carpetas y archivos existentes en la nueva estructura que acaba de crear.

Etiqueta tus archivos de forma metódica. Presentación de papel no es exactamente lo mismo que el equipo, sin embargo, debido a sus papeles de don &'; t cada uno necesitan nombres individuales y mdash; pero los archivos en su computadora hacer. Ese y' s por qué y' s tan importante tener estrategias de denominación eficaces para sus documentos. Usted querrá asegurarse de que usted nombra sus documentos de manera que cuando se abre un archivo lleno de carpetas, don &'; t tiene que buscar a través de y tratar de determinar cuál es el documento real que usted y'. Re buscando

La mayoría de las computadoras ahora permiten nombrar las cosas con una muy larga cadena de caracteres. Así que tener las cosas en el nombre del archivo como una descripción de lo que el archivo está a punto, el número de versión, la fecha en que fue creado, que lo creó y mdash; todas esas cosas pueden caber generalmente en el propio nombre de archivo. Cuando las cosas están en el nombre de archivo se puede abrir muy rápidamente una carpeta llena de archivos y muy simple y fácil encontrar el que usted y' re buscando sin tener que abrir y cerrar cada archivo individual. Esto puede ser un ahorro de tiempo importante. Si usted y' alguna vez has abierto una carpeta llena de documentos y había que abrir y cerrar cada documento único para encontrar el que más le y' re buscando, ya sabes lo que es una pérdida de tiempo que es

Crear. una convención de nomenclatura para sus documentos que usted puede seguir en el futuro. Use esa estructura para los archivos que se crean; de esa manera todos los nuevos documentos se organizará de una manera que hace que sea mucho más fácil encontrar realmente ellos y recuperarlos más tarde. Cuando tienes tiempo puedes volver a tus archivos más antiguos y cambiar el nombre de las personas e integrarlas en su nuevo sistema de archivo
.

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