Gestión Financiera 201 - Consejos de Resolución de Problemas

Cuando yo era un estudiante universitario, tengo una 'A' en mis Contabilidad 101 y 201 clases. Luego entré en el mundo "real" y casi hundido el negocio de la familia porque no tenía ni idea de lo que estaba haciendo con la contabilidad "real". Usted ve, los ejemplos en el libro de texto universitario utilizan financieros que eran correctas. Eso significa que, las cantidades en dólares en las cuentas se podía confiar, y se asume exacta y actualizada.

El mundo "real" ...

Bueno, cuando tomé un oscilación en entrar en mi datos contables que hizo un gran lío "nudo Slinky" fuera de mi archivo de contabilidad Peachtree. Ooops. No aprendí cómo arreglar mi contabilidad en la universidad. Eso habría sido útil! Aprendí lo que sé de caer en los agujeros y saliendo de ellos.

Como consultor de negocios, veo un montón de informes financieros. La mayoría de ellos tienen un par de "nudos Slinky" en ellos ... cuentas que son igual de mal. Los datos de esas cuentas son el resultado de errores en la entrada de datos. En mi trabajo de consultoría, empiezo por ayudar a mis clientes llegan a KFP - Posición Financiera CONOCIDO. Vamos a la contabilización correcta. Ese es el primer paso. A partir de ahí, podemos ver el impacto de las operaciones, el marketing y los comportamientos de ventas. La buena noticia es que siempre se puede mejorar su situación financiera una vez que sabes lo que es. Soy una especie de super niñera. Me presento, trabajamos juntos para limpiar la contabilidad y ponemos los sistemas simples, rutinas en el lugar para ayudar a mantener un KFP.

A veces, las cosas limpias y entonces se complica de nuevo. Al igual que el Super niñera, me voy después de mi visita de consultoría. Corresponde a mis clientes para mantener los sistemas que ponemos en su lugar. Siempre puedo volver y yo a menudo ayudar a través del teléfono. Sin embargo, la clave para mantenerse en KFP es su voluntad de aprender lo suficiente acerca de los sistemas de contabilidad de introducir datos correctamente y para arreglar las cosas cuando son una bola con.

Si usted es el dueño de una pequeña tienda, podría ser el encargado financiero de su empresa (como el Administrador de servicios y Marketing Manager y vendedor, etc.) Esa es la manera que va. Si sueña con ser una tienda más grande, no se desanime que cada gran empresa que una vez fue sólo su tamaño. La salida ... es a través de. Asumir la responsabilidad y hacer un buen trabajo como Gerente Financiero. Salir en busca de una solución mágica (que representan hadas?) Que se encargará de la contabilidad para usted. Aprenda cómo hacerlo usted mismo y documentar sus procedimientos básicos. Esto le ayudará a mano de los deberes contables éxito

En las tiendas más grandes, a veces los deberes contables ponen manos a ...

• El Gerente de Hotel &bull Financiera; El Gerente de Hotel &bull Oficina; La esposa del dueño, mamá, hija (otro pariente) Hotel • El Tenedor de Libros Hotel • El Secretario Hotel • La "Chica en la Oficina"

Cualquiera que sea su título, si usted es el que es responsable de la información financiera de su empresa, estoy aquí para ayudarle. Los siguientes son algunos consejos y trucos para encontrar y fijar el "Slinky nudo" líos en su programa de contabilidad

Consejos Fix financieros y trucos ...

• Es probablemente USTED. A menudo escucho algo en este sentido, "Ese número no estaba allí ayer. Debe ser un problema QuickBooks." Esa cantidad raro dólar en sus informes financieros probablemente tiene una explicación muy sencilla. Alguien, tal vez, entró en esa información. En todos los programas de software de contabilidad, existen débitos y créditos. A veces los débitos y créditos no son visibles desde la pantalla de entrada de datos. Usted tendrá que hacer algo de investigación. Siga el flujo de información desde el punto de entrada de la cuenta de resultados (también conocido como Profit & Pérdida o P & L) y /o balance. (En mi larga carrera, sólo ha habido 2 casos en que el programa de contabilidad era corrupto probable es ... USTED es el problema J Comienza solución de problemas de ese supuesto...)

• Manténgase al día con su información financiera. Recomiendo una revisión semanal del Balance General y Estado de Resultados. Algunos contratistas que conozco reciben informes diarios. ¡Eso es genial! Una vez al año, en el tiempo del impuesto no se va a cortar. Llegar a KFP y ejecutar los informes financieros al menos una vez a la semana. Es mucho más fácil de encontrar y corregir un error que ocurrió en los últimos días de tratar de localizar a algo ridículo desde hace seis meses. Además, se puede solucionar el error en el mes actual. Eso es mejor que tener que volver a abrir un mes anterior y ajustarlo. Una vez que "cerrar" un mes, no me gusta para abrirlo de nuevo

• Ir línea por línea por la Declaración de Situación Patrimonial y los ingresos y buscar cosas "raras". Si usted acaba de empezar con este proceso, te puedo ayudar. O bien, su contador puede ayudarle a aprender lo que es "raro" y lo que es correcto. ¡Qué gran oportunidad para él o ella para agregar valor a su relación. KFP significa que cada cuenta tiene razón. Refleja lo que tiene en activos, lo que debe en Pasivos y lo que posee en el capital. La cuenta de ventas debe ser igual a lo que usted ha vendido para ese período de tiempo. Los gastos deben reflejar lo que has cargado a resultados para ese período de tiempo. Los informes financieros deben ser actual y verdadero. Aquí está una lista de cosas "raras" que pueden necesitar un poco de fijación ...

o Un monto en dólares que es positivo cuando fue negativo última vez (o viceversa.)

o Un negativo Activo. (. A menos que se Acumulado depreciación o amortización Esos números son cuentas "contraindicaciones" y sirven para reducir el valor de los activos asociados.)

o Una Responsabilidad negativo

§a; Preste especial atención a sus pasivos de nómina. Recomiendo el uso de un servicio de nómina como ADP o Paychex. La razón número uno: El servicio se encarga de la responsabilidad por lo que no tiene que hacerlo. El servicio le dirá lo que las necesidades de efectivo son para pagar a su equipo y el Tío Sam. Ellos harán los pagos de impuestos para usted. La entrada de diario para entrar en la nómina de pago es mucho más fácil si usted no tiene que llevar un registro de los pasivos y de los pagos correspondientes. Os adjunto una muestra JE para entrar en la nómina de pago. Siga el flujo de débitos y créditos. Se puede crear una transacción de la muestra para su procedimiento de nómina y hacer referencia a él cada vez que entras nómina.

o una cuenta de ventas negativo (a menos que sea los reembolsos de clientes o Descuentos ... cuentas de contrapartida.)

o una cuenta de gastos negativo. Ahora, una cuenta puede parecer extraño, pero estar en lo cierto. Por ejemplo, si introduce un descuento para su seguro se mostrará como un gasto negativo para ese mes. Profundizar y asegúrese.

o Una cuenta que es muy diferente de la semana pasada o el mes pasado. Si de pronto su cargo Publicidad pasó de alrededor de $ 2.500 por mes a $ 300.000 este mes, profundizar. Algo puede haber sido mal codificadas.

o Tener su ayuda contador a tomar las cosas raras derecha con una entrada de diario apropiado o asiento de reversión.

o Averigüe cómo llegó raro, si se puede, y actualizar el procedimiento de entrada de datos. Los procedimientos escritos son clave para mantenerse en KFP.

o Si usted no sabe cómo llegó raro, por lo menos llegar a la derecha. Si se trata de una cantidad pequeña de dólares, crear un asiento de ajuste y mirar para asegurarse de que no consigue raro de nuevo. Si lo hace ... mirar a través de las transacciones de la semana anterior para esa cuenta para encontrar la entrada. Se trata de la contabilidad forense!

o Si usted hace esto una vez a la semana, obtendrá íntimamente familiarizado con las cuentas y las cantidades en dólares. Te convertirás en un experto en lo que parece bien y lo que parece "raro" y cómo arreglar las cosas raras

• Ejecutar un informe de registro de transacciones y buscar a los débitos y créditos. Diferentes programas de contabilidad llaman a este informe por diferentes nombres. Busque el balance de comprobación detalle o la revista Contabilidad General para encontrar las "tripas" de cada transacción. Contabilidad de doble entrada se basa en la ley universal de "lo que va, vuelve." Si algo sube, algo más sube o baja por esa cantidad. Los débitos y créditos son los mecánicos en el sistema de contabilidad que hacen que los montos en dólares para ir arriba y abajo ... y el Balance General a mantenerse en equilibrio. Hay débitos y créditos detrás de cada pantalla de ingreso de datos. También puede afectar a las cuentas directamente mediante la creación de una entrada de Diario. Os adjunto una "hoja de trucos" de las normas de débito y crédito. Me refiero a esto varias veces a la semana

• Busque antes y después de las diferencias. Si no está seguro de lo que está sucediendo en un punto de entrada de datos en particular, intente esto:

o Ejecutar la Declaración de Situación Patrimonial y de Ingresos

o Escriba una transacción.. Ejecutar la Declaración de Situación Patrimonial y de Ingresos de nuevo y ver si usted puede ver donde las cantidades en dólares terminaron. (Asegúrese de que no hay nadie más en el sistema de contabilidad mientras lo hace.)

o Esta es una manera inteligente calle para descubrir el "set up" detrás de la pantalla de entrada de datos.

&bull ; Para recodificar, eliminar o revertir una transacción? Depende de su programa de contabilidad. Con un programa básico de off-the-shelf como QuickBooks, MYOB o Peachtree, se puede profundizar en la transacción que necesita ser arreglado y recodificar ella. O bien, puede eliminar la transacción por completo y vuelva a intentarlo. Con un programa específico de la industria más sofisticada como Successware, Ergos, etc. puede que tenga que entrar en una transacción que revierte la transacción original y luego volver a entrar en la transacción correctamente

• Tenga cuidado con su compañía de configuración inicial. Ahí es donde se crea una gran cantidad de la contabilidad detrás de las escenas. Si usted está entrando en venta y la cantidad en dólares está apareciendo como Servicio Contrato de Venta puede haber un "elemento" u otro configurar la instrucción que está enviando la información de la cuenta de ventas mal. Ir a la sociedad creada o la lista de artículos y hacer un poco de investigación. Averiguar los débitos y créditos por defecto y que se ven afectadas las cuentas. Actualizar el "set up" y ver si se soluciona el problema

• Obtener mandona con su equipo de soporte de software. Pida ayuda cuando la necesite. Si usted no entiende lo que le están diciendo que hacer, volver a preguntar por una explicación más clara. Si quieren arreglar algo para usted, siéntese en como lo hacen la corrección para que pueda "seguir la corriente" de los débitos y créditos y aprender de la experiencia. Cuanto más sepa acerca de su software de contabilidad en particular los menos intimidado que será por los procesos de contabilidad

• Sea firme con su contador o preparador de impuestos. Al final de cada trimestre, tómese el tiempo para asegurarse de que sus finanzas están de acuerdo con la información financiera de su CPA está enviando al Tío Sam. Trabajar juntos para entrar en el fin de año Diario entradas necesarias para que su sistema de contabilidad hasta exacta

• Aprende a confiar en su intuición. A medida que su comprensión de dobles aumentos contables entrada, confía en tu corazonada de que una cantidad de dinero que está mal o "raro". Muy a menudo, ayudo a alguien fijar un "nudo Slinky" y respondo: "Pensé que podría ser el problema!" . Si usted tiene ese pensamiento, seguirla y ver qué descubres

Si es su responsabilidad para conseguir la financiera "nudo Slinky" desenredado, tomar una respiración profunda y saber esto: Usted puede hacerlo. Es posible que necesite un poco de ayuda. Ponte en contacto conmigo si usted se siente abrumado y vamos a establecer un tiempo para visitar en el teléfono. Esta materia contable no es sólo que dura una vez que aprenda los conceptos básicos lingo y contables. Uno de los gerentes financieros más inteligentes que conozco está trabajando con una educación octavo grado.

Una vez que conseguir una manija en ellos, puede delegar las tareas de contabilidad. Es una bendición haber hecho lo que representa a sí mismo, porque nunca se le rehén de su contador (o "chica en la oficina.") Usted puede entrenar a alguien para ser aún mejor de lo que eran en las tareas contables básicas. Y usted comprenderá el Balance General y Estado de Resultados mucho mejor para la experiencia Restaurant  .;

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