Es su Data Ready de la empresa para resistir el escrutinio legal?

Mensajes de correo electrónico, facturas, notas internas, datos de clientes, manuales de políticas de empresa y otros documentos electrónicos puede afectar el resultado de un proceso legal. Además, alguna información confidencial, como información de salud o de crédito de los clientes los números de tarjetas de pacientes se debe asegurar de manera adecuada y podría estar sujeto a una serie de regulaciones.

Si usted está preocupado acerca de posibles demandas o cumplimiento de la normativa, es importante considerar cómo recopilar, almacenar y proteger los datos. Hazlo correctamente para asegurarse de que sus datos serán celebrará en la corte.

Comprensión e-Discovery

Si su empresa está involucrada en un proceso legal, es probable que sea objeto de una "e proceso -Descubrimiento ". E-descubrimiento implica la recogida, la preparación, revisión y producción de documentos electrónicos relacionados con el caso. Regla 34 de las Reglas Federales de Procedimiento Civil cubre la producción de documentos y la información almacenada electrónicamente
.

La regla que se debe "producir documentos a medida que se mantienen en el curso normal de los negocios o debe organizar y etiquetar para que correspondan a las categorías en la solicitud ". Encontrar a los documentos solicitados no es necesariamente fácil, por lo que es importante para planificar el futuro para esta posibilidad. Un poco de preparación ahora puede ahorrar tiempo, dinero y molestias después.

Por ejemplo, los mensajes de correo electrónico entre un gerente y un subordinado involucrado en una demanda por acoso sexual puede ser relevante para el caso. Pero, ¿cómo estás allí va a recuperar esos mensajes y se los controles en el lugar para asegurarse de que los mensajes no pueden ser manipulados? Mediante la implementación de un archivo de correo electrónico cifrado, puede almacenar todos los correos electrónicos de la empresa en un entorno de manipulaciones vigilado gratuito.

¿Qué controles tiene usted en Place?

En función de su tipo de negocio, puede estar sujeto a normas específicas, tales como HIPAA o Sarbanes-Oxley. Si es así, el cumplimiento electrónico de datos no es opcional; se requiere, así como las sanciones en caso de incumplimiento puede ser rígido. Incluso si usted no está sujeto a las normas, el mantenimiento de la integridad de sus datos es importante. Por ejemplo, imagine lo que pasaría si uno de sus empleados perdieron un ordenador portátil que contenía información confidencial.

Además de las amenazas externas, ¿qué pasa si un empleado descontento decidió editar su manual de política de la empresa u otros documentos sensibles? El almacenamiento de documentos en línea, bloqueo para que no se pueden editar, y que tiene una pista de auditoría para que pueda ver que ha interactuado con esos documentos son algunas medidas que usted puede poner en su lugar.

Afortunadamente, archivos de correo electrónico cifrados y sistemas de gestión de documentos electrónicos están disponibles para:. garantizar la recuperación de documentos del sistema, cumplir con la normativa, preservar la integridad de sus datos, y mantener sus datos seguros

Los fundamentos de la gestión de documentos

Una variedad de los sistemas de gestión de documentos, existe archivos y software. Aunque los detalles varían de una solución a la siguiente, la mayoría abordan los siguientes:

  • La recogida y el almacenamiento de datos
  • Gestión de la indexación, y datos de la organización de
  • Datos Asegurando
  • Distribución y el acceso a los datos
  • La retención y eliminación de datos

    Si un tribunal solicita documentos electrónicos de su empresa, ¿estás listo para responder? Con los sistemas de derechos y garantías en su lugar, puede dar pronto cumplimiento a toda solicitud legal y hacerlo con datos que han sido recogidos adecuadamente almacenados y asegurados. Sin un sistema de gestión de documentos o la política en su lugar, su caso puede ser apilado contra usted Restaurant  .;

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